Jurnal Ilmiah
Pengertian Jurnal Ilmiah
Jurnal ilmiah adalah majalah
publikasi yang memuat KTI (Karya Tulis Ilmiah) yang secara nyata mengandung
data dan informasi yang mengajukan iptek dan ditulis sesuai dengan
kaidah-kaidah penulisan ilmiah serta diterbitkan secara berkala. (Hakim, 2012)
Berikut adalah contoh Jurnal
Ilmiah Sistem Informasi
Mahasiswa Universitas Bina
Nusantara
Sumber
KNOWLEDGE MANAGEMENT BAGI SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
GADJAH MADA
Devy Listisari
Saputri
Binus University
ABSTRAK
Kebutuhan akan
informasi dalam era globalisasi semakin tinggi, diperlukan suatu terobosan yang
dapat memudahkan perolehan informasi. Seiring dengan hal itu, berbagai metode
dilakukan untuk mengembangkan pengetahuan dan informasi bagi masyarakat, salah
satunya dengan model Knowledge Management, yang mengikutsertakan teknologi
informasi di dalam pengolahan pengetahuan. Dalam dunia pendidikan, perpustakaan
merupakan tambang sumber segala informasi, untuk itu di dalam perpustakaan
perlu adanya suatu sistem informasi yang memudahkan bagi pengguna (terutama
mahasiswa dan dosen) untuk mendapatkan referensi pengetahuan selengkap mungkin,
akurat, dan cepat. Knowledge management diperlukan peranannya dalam
pengembangan sistem informasi perpustakaan tersebut untuk menciptakan, menangkap,
dan menggunakan kembali pengetahuan untuk mencapai tujuan. Dalam kasus ini,
Universitas Gadjah Mada sebagai universitas terkemuka dalam seluruh bidang ilmu
pengetahuan harus dapat mengembangkan sistem informasi perpustakaan agar dapat
menunjang kegiatan pengembangan sumber daya manusia yang dapat mengikuti
perkembangan teknologi dan tuntutan akan pengetahuan terkini.
Kata kunci : knowledge management, sistem informasi perpustakaan
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perpustakaan
adalah tempat paling penting dalam sebuah perguruan tinggi, bisa dikatakan
bahwa perpustakaan adalah tambang dari keseluruhan pengetahuan. Hampir semua aktivitas kegiatan belajar mengajar
dalam perguruan tinggi sangat bergantung pada perpustakaan. Fungsi perpustakaan
terus berkembang tidak hanya sebagai tempat peminjaman buku, namun juga sebagai
tempat yang dapat digali informasinya dari berbagai media, terutama media
internet. Sumber-sumber noncetak seperti jurnal elektronik, database yang dapat
diakses melalu media web. Kebutuhan terhadap informasi tersebut membutuhkan
suatu dukungan teknologi informasi yang dapat membantu universitas menempatkan berbagai
referensi pengetahuan bagi mahasiswa dan dosen untuk mendapatkan tambahan
pengetahuan yang berkualitas. Di era globalisasi ini, pemanfaatan teknologi
informasi dalam bidang pendidikan sangat penting, terutama untuk mengembangkan
suatu sistem pendidikan yang bermutu, salah satunya dengan model Knowledge management yang memungkinkan
pengolahan pengetahuan lebih bermutu dan terjamin serta mampu mendukung sistem
pendidikan keseluruhan. Dengan knowledge management dalam perpustakaan tentunya
dapat membantu dalam mengumpulkan, mengidentifikasi pengetahuan yang potensial,
dan mengelola keseluruhan pengetahuan yang berpotensi bagi kemajuan kualitas
sumber daya manusia dalam Universitas Gadjah Mada. Pemanfaatan knowledge management dalam sistem informasi
perpustakaan akan menguntungkan bagi universitas untuk mengembangkan suatu
jaringan perpustakaan yang dapat menyediakan akses informasi dan pengetahuan 24
jam/7 hari seminggu, dapat diakses kapan saja, dan di mana saja, atau dengan
kata lain sistem informasi perpustakaan dapat menawarkan layanan perpustakaan
yang menembus ruang dan waktu.
Knowledge management pada mulanya diterapkan dalam dunia bisnis
yang dapat membantu komunikasi dari top manajemen hingga ke bagian operasional
untuk memperbaiki proses kerja, dan seiring dengan kecepatan perolehan
informasi, knowledge management diterapkan
pula pada bidang pendidikan (dalam cakupan perpustakaan) sebagai media
penyebaran informasi secara tidak terbatas. Kebutuhan informasi dan pengetahuan
yang terkait dengan kebutuhan masing-masing mahasiswa sesuai dengan bidang ilmu
yang ditekuni berkembang sebagai akibat dari globalisasi yang mendorong
munculnya internet sebagai jendela informasi dan pengetahuan yang menembus
ruang dan waktu.
Teknologi informasi memainkan peranan penting
dalam manajemen pengetahuan sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan yang
bertujuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan
pengetahuan.
Ruang Lingkup
Adapun batasan masalah dalam penulisan jurnal ini meliputi beberapa hal di
bawah ini :
- Masalah difokuskan pada fungsi perpustakaan yang berkembang dalam perspektif pendidikan sejalan dengan perkembangan teknologi informasi.
- Pemanfaatan knowledge management dalam sistem informasi perpustakaan dapat menunjang jaringan perpustakaan dalam Universitas Gadjah Mada.
- Masalah dalam jurnal ditekankan pada knowledge management dalam lingkup perspektif, tidak meliputi sistem keamanan jaringan.
- Penulisan jurnal ini tidak mencakup dalam perancangan sistem informasi perpustakaan Universitas Gadjah Mada.
- Penulisan ini berfokus pada analisa model knowledge management pada perpustakaan Universitas Gadjah Mada, tidak pada desain sistem.
Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan jurnal ini adalah:
- Menganalisis knowledge management dalam tata kelola perpustakaan Universitas Gadjah Mada.
- Mengkaji teknologi yang diterapkan dalam sistem informasi perpustakaan.
- Mengkaji hubungan knowledge management dalam pengembangan sistem informasi perpustakaan Universitas Gadjah Mada yang berkelanjutan.
Manfaat dari penulisan jurnal ini adalah:
- Memahami pentingnya knowledge management dalam tata kelola pengetahuan yang berpotensi dalam institusi pendidikan (Universitas Gadjah Mada).
- Mendapatkan suatu informasi peran teknologi dalam sinkronisasi knowledge management dengan sistem informasi perpustakaan sehingga mampu menunjang jaringan perpustakaan Universitas Gadjah Mada.
Metodologi penulisan
Penulisan jurnal ini menggunakan beberapa
referensi sumber yang diperoleh dari internet, buku, maupun jurnal untuk
memperoleh data yang akurat dan informasi yang memadai dalam kajian penulisan
jurnal ini.
Knowledge Management
Menurut
Gilbert Probst(2001, pp.24) dalam bukunya Managing
Knowledge Building Block for Success mengemukakan bahwa knowledge adalah
keseluruhan bagian dari pengetahuan yang ada dan keterampilan individu yang
digunakan untuk memecahkan masalah. Knowledge tersebut terbagi dalam teori dan
praktek yang pada umumnya berupa aturan dan petunjuk untuk mengambil keputusan.
Knowledge bergantung pada data dan informasi yang dimiliki oleh suatu personal
yang merefleksikan tentang suatu pendapat.
Menurut Garner Group
(Koina, 2004), manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin yang mempromosikan
suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan
pendistribusian semua asset informasi suatu organisasi. Selanjutnya disebutkan
bahwa informasi yang dimaksud meliputi database, dokumen, kebijakan, dan
prosedur dan juga keahlian dan pengalaman yang sebelumnya tidak terartikulasi
yang terdapat pada pekerja perorangan.
Menurut Laudon (2002:372-3) manajemen pengetahuan
berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya
dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnis. Manajemen pengetahuan adalah serangkaian
proses yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan,
mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut.
Amrit Tiwana
(1999) mendefinisikan knowledge management secara luas dalam arti memanajemeni
pengetahuan sebagai “ ...management of organizational knowledge for creating
business value and generating a competitive advantage.” KM memberikan
kemampuan untuk mencipta, mengkomunikasikan dan menerapkan pengetahuan yang
diperlukan dan berguna bagi pencapaian semua jenis tujuan bisnis. Menurut Amrit
Tiwana “Knowledge management is the
ability to create and retain greater value from core business
competencies." KM menyelesaikan masalah bisnis partikular mencakup
penciptaan dan penyebaran barang atau jasa inovatif, mengelola dan memperbaiki
hubungan dengan para pelanggan, mitra dan pemasok; juga mengadministrasi serta
meningkatkan praktek dan proses kerja.
Dalam
buku yang ditulis oleh Von Krough, Ichiyo, serta Nonaka (2000), dan Chun Wei
Choo, (1998), disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian knowledge
adalah sebagai berikut:
(1). Knowledge merupakan kepercayaan yang dapat
dipertanggungjawabkan (justified true believe);
(2).
Pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terpikirkan (tacit);
(3). Penciptaan
inovasi secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya
penciptaan tersebut;
(4). Penciptaan
inovasi .
Menurut Malhotra (1997), knowledge
management merupakan isu penting mengenai adopsi organisasi, kelangsungan
hidup, dan kompetensi organisasi untuk menghadapi peningkatan perubahan
lingkungan yang terputus. Intinya, knowledge management merupakan proses
organisasi dalam mencari kombinasi sinergi data dan informasi dari kapasitas
produksi informasi teknologi, kapasitas kreativitas serta inovasi manusia.
Davenport dan Prusak (1998) memberikan metode
mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan yang dimulai dengan
huruf C : comparation, consequences, connections dan conversation.(Definisi/Pengertian
Pengetahuan menurut Davenport dan Prusak adalah knowledge is a fluid mix of
framed experience, values, contextual information, and expert insight that
provides a framework for evaluating and incorporating new experiences
and information. It originates and is applied in the minds
of knowers. In organizations, it often becomes embedded
not only in documents or repositories but also in organizational routines,
processes, practices and norms).
Gambar 1.1. Komponen Knowledge
Menurut Dilip Bhatt (2000) bahwa knowledge management
memiliki komponen yang saling terkait satu sama lain, adapun komponennya :
- People
- Technology
- Process
Yang mana ketiganya dapat menghasilkan suatu pembelajaran
bagi organisasi. Dari gambar dapat diketahui bahwa komponen sumber daya manusia
menjadi factor penting penerapan knowledge management untuk menghasilkan budaya
belajar dalam suatu organisasi. Mengapa demikian? Karena hampir sebagian besar
pengetahuan yang dimiliki seseorang jauh lebih berpotensi daripada teknologi
yang disediakan oleh organisasi.
Knowlegde Management dalam
Perspektif Institusi Pendidikan (Universitas Gadjah Mada)
Budaya
pengetahuan dalam dunia pendidikan
sekarang ini tidak hanya mencakup pada pengetahuan buku secara fisik, banyak
jendela informasi yang dapat digali secara elektronik. Hal tersebut
tidak lepas dari peranan universitas sebagai institusi pencetak sumber daya
manusia berkualitas dan sebagai tempat yang mudah dimasuki teknologi terkini. Hal
terpenting saat ini adalah kemudahan memperoleh dan akses. Dalam suatu
institusi pendidikan, penyediaan akses informasi 24 jam memang pantas untuk
diterapkan. Teknologi komunikasi dan informasi yang ada sekarang akan terus
berkembang dan semakin memungkinkan peserta didik untuk mengakses berbagai
bahan pengetahuan dari sumber lain yang dapat menguatkan suatu bahan
pengetahuan. Untuk itu user dalam hal ini adalah mahasiswa harus mampu mencari
informasi dari sumber yang dapat dipercaya kemudian menyaring, mengolah, dan
menggunakan informasi tesebut untuk memunculkan suatu ide pemikiran yang baru.
Sejalan dengan hal itu fasilitas perpustakaan harus dimaksimalkan sebagai pintu
pengaksesan pengetahuan baik yang tercetak maupun non cetak. Tugas Universitas
Gadjah Mada beserta dengan pustakawan harus mendorong minat mahasiswa untuk
menggali informasi yang tersedia secara maksimal tanpa terhambat waktu dan
ruang.
Knowledge management yang dimulai dari dunia
bisnis dan akhirnya berkembang fungsinya di pendidikan, dijadikan alasan bagi
sebagian besar univesitas, khususnya dalam jurnal ini Universitas Gadjah Mada
untuk menyediakan selengkap mungkin referensi buku pengetahuan untuk
menciptakan suatu standar perpustakaan yang bertaraf internasional. Mengingat
bahwa Universitas Gadjah Mada memiliki banyak bidang disiplin ilmu, tentunya
pengelolaan kepustakaan sangatlah penting demi kemajuan dan mutu pendidikan
dalam Universitas Gadjah Mada. Universitas
Gadjah Mada saat ini telah mengembangkan perpustakaan elektronik, yang
diperlukan untuk tindak lanjut adalah mengintegrasikan konsep knowledge
management dalam hal pemerolehan, pengorganisasian, pemeliharaan,dan
pendistribusian pengetahuan meliputi pengetahuan informal, tidak terstruktur,
dan eksternal yang menyangkut lembaga induknya. Konsep knowledge management itu
sendiri adalah mendorong bagi tiap individu dapat mengelola pengetahuan yang
dimiliki maupun yang digali dari sumber lain yang terkait dengan kebutuhan
individu terhadap pengetahuan. Perpustakaan di universitas pada umumnya kurang
memperhatikan koleksi-koleksi yang dimiliki baik cetak maupun non cetak yang
sebenarnya dapat menjadi tolak ukur akan keberhasilan mahasiswa dalam belajar. Kesuksesan
pendidikan dalam suatu universitas diukur dari perpustakaan itu sendiri,
semakin banyak buku yang dimiliki dan lengkap, dan didukung dengan teknologi
yang membantu dalam aktivitas di dalamnya, akan menjadi kunci sebuah
universitas dapat bersaing, seperti Universitas
Gadjah Mada.
Di Universitas Gadjah
Mada sendiri perpustakaan yang dimiliki sekitar 64 perpustakaan yang mana
terbagi atas perpustakaan fakultas(disiplin ilmu) dan perpustakaan untuk pusat
studi. Tersebarnya perpustakaan tersebut tentunya perlu suatu manajemen yang
dapat membantu pihak universitas, khususnya di sini adalah pustakawan untuk
mengelola koleksi dengan baik dan dapat dimanfaatkan secara maksimal. Untuk itu suatu penerapan teknologi
informasi sejenis sistem informasi perpustakaan yang dapat membentuk suatu
jaringan perpustakaan sangat dibutuhkan agar tidak terjadi redudansi
pengelolaan kepustakaan. Seperti pepatah, buku adalah jendela dunia, begitu
pula perpustakaan adalah tambang pengetahuan, didukung dengan teknologi
informasi berbasis internet, dan internet dapat disebut sebagai jendela
informasi tanpa batas. Sesungguhnya kemudahan di era globalisasi ini akan memudahkan
institusi pendidikan memajukan budaya ilmiahnya sekaligus penguasaan teknologi.
Bersamaan dengan hal itu beberapa konsep knowledge management dapat mendasari
suatu institusi pendidikan menerapkan suatu perpustakaan berbasis knowledge
management, antara lain:
1.
Knowledge
management merupakan proses yang terus-menerus harus dilakukan sehingga proses
tersebut akan menjadi satu budaya dari perusahaan tersebut, dan akhirnya
perusahaan akan membentuk perusahaan yang berbasis kepada pengetahuan.
2.
Knowledge management membantu organisasi untuk
mengelola kemampuan tiap individu untuk sharing knowledge.
3.
Organisasi harus mampu mengintegrasi, me-manage
knowledge dan informasi terhadap lingkungan secara efektif.
Hal-hal di atas harus dapat
disinkronisasikan tanpa mengalami hambatan jika masing-masing user menyadari
betapa pentingnya pengorganisasian pengetahuan. Pengetahuan tidak akan pernah
mati maupun hilang begitu saja, apalagi dalam Universitas Gadjah Mada yang
mengutamakan kualitas pendidikan bertaraf internasional.
Pengetahuan yang umum
tersedia dalam universitas berupa :
- Tacit knowledge
è pengetahuan
yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb.
- Explicit knowledge
è : pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar
(cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk
orang lain.
Tentunya kedua pengetahuan tersebut sama-sama bermanfaat bagi kebutuhan
mahasiswa. Pengelolaan knowledge explicit lebih mudah dikarenakan sudah
tercetak, dalam bentuk buku, jurnal,makalah, skripsi, maupun bentuk karya
ilmiah tertulis, yang memudahkan bagi pihak pengguna (mahasiswa) untuk
mendapatkan referensi informasi yang dibutuhkan. Sedangkan untuk pengelolaan tacit knowledge sangat sulit, karena
beberapa hal seperti beberapa orang enggan untuk melakukan sharing knowledge
kepada orang lain, alasannya cukup mudah bahwa pengetahuan yang dimiliki oleh
seseorang adalah kekuatan bagi orang tersebut, bila harus dilakukan sharing,
hal tersebut sangat sulit, kecuali fenomena sekarang ini yang dapat tertuang
dalam blog-blog yang dimiliki oleh orang yang ahli dalam bidang-bidang
tertentu. Penggabungan kedua jenis knowledge di atas akan sangat membantu bagi
pihak pengguna untuk melakukan studi banding atas berbagai pengetahuan dan menjadi
acuan bagi perpustakaan untuk selalu menggali pengetahuan yang potensial dari
beberapa dosen.
Pelayanan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Kegiatan pelayanan perpustakaan dapat dilihat dari
dua sisi, yaitu dari sisi penyedia layanan dan dari sisi pemakai layanan. Dari
sisi penyedia layanan, kegiatan pelayanan perpustakaan meliputi:
1.
Pengadaan pustaka: pembelian, pelangganan,
pencarian/pengumpulan.
2. Penyiapan pustaka: antara lain, pemberian
label, dan katalogosasi.
3. Pemberian layanan: antara lain, penempatan
pustaka di rak, pengeluaran pustaka untuk dipinjamkan (sirkulasi), dan
seringkali pula: mencarikan pustaka atas permintaan pengguna layanan.
4. Pemeliharaan pustaka: perbaikan dari
kerusakan, pemeliharaan agar tidak rusak, penyimpanan dalam media lain (misal:
dari buku ke CD-ROM).
Selain itu, penyedia layanan juga menyediakan
ruang beserta sarana-prasarana yang diperlukan untuk kegiatan penggunaan
layanan perpustakaan.
Dari sisi pengguna layanan,
terdapat beberapa kegiatan sebagai berikut:
1. Mencari pustaka: mencari dari katalog,
menelusuri rak-rak buku.
2. Membaca/memanfaatkan pustaka (di ruang
perpustakaan)
3. Meminjamkan pustaka (untuk dibawa ke luar
perpustakaan)
Seringkali pengguna layanan juga melakukan kegiatan menyalin isi pustaka
dengan cara menulis di buku catatannya atau mengfotokopi isi pustaka. Selain
itu, sering pula pengguna layanan meminta bantuan staf perpustakaan untuk
mencari pustaka. Pustaka yang dimaksud di atas meliputi media cetak (antara
lain: buku, majalah, surat kabar), media elektronis (antara lain: berkas
elektronis di disk, CD, internet) dan media foto/slide.
Seiring tuntutan kebutuhan
pelayanan ditingkatkan dengan berbagai kemajuan, seperti adanya pelayanan akses
antar perpustakaan yang menghubungkan berbagai universitas yang bekerjasama dengan
Universitas Gadjah Mada. Kebutuhan akan berbagai pengetahuan inilah yang
mendorong perlu adanya tata kelola perpustakaan yang lebih memadai, salah
satunya dengan upaya sistem informasi perpustakaan.
Teknologi Sistem Informasi
Perpustakaan UGM
Tujuan Universitas Gadjah Mada selaku universitas
terkemuka di Indonesia berusaha untuk menciptakan suatu kualitas sumber daya
manusia yang mampu bersaing dengan perguruan tinggi lainnya di Asia. Untuk itu
kepentingan untuk mengakses jurnal dan buku di perpustakaan UGM tanpa harus
hadir secara fisik menjadi bagian dari pelayanan perpustakaan UGM yang telah
dikemukakan di atas, bahwasannya semakin berkembangnya teknologi integrasi
kebutuhan dan kegiatan pelayanan dapat berjalan dengan automasi. Untuk itu
perlu adanya suatu jaringan yang menghubungkan 64 perpustakaan yang ada di UGM
yang dapat digunakan untuk mengontrol koleksi-koleksi cetak dan non cetak di
setiap perpustakaan. Keuntungan
dari adanya pusat data dan jaringan terintegrasi ini adalah mengurangi
duplikasi koleksi antar perpustakaan. Pada nantnya secara teknologi semua data
masuk ke dalam database dan tinggal menghubungkan antar database di perpustakaan
yang satu dengan lainnya dan proses peminjaman antar perpustakaan dapat
terlaksana dengan baik.
Gambaran umum sistem informasi perpustakaan UGM : untuk
koleksi noncetak dalam bentuk data base, jurnal-jurnal elektronik se-UGM dapat
akses lewat web. Untuk akses web perpustakaan UGM, mahasiswa masuk ke data base
yang on-line. Kemudian, mahasiswa atau dosen diharapkan bisa langsung mengakses
dan mendapat jurnal. Rancangan ini dibuat agar semua orang di kampus bisa
melihat koleksi perpustakaan di UGM. Lebih dari itu, ke depan diharapkan
mahasiswa di fakultas A bisa meminjam di perpustakaan fakultas B. Pembuatan
seluruh jaringan perpustakaan di UGM ini dilakukan dengan penyediaan fasilitas
fiber optik, fiber optiknya adalah puskom (Pusat Pelayanan Teknologi Informasi
dan Komunikasi UGM) dan perpustakaan menangani data koleksi termasuk database
perpustakaan.
Penambahan koleksi perlu dilakukan secara terus
menerus,salah satunya dengan menjalin kerjasama sister library, yaitu akses
perpustakaan antar universitas, dimana perpustakaan UGM menjalin hubungan
dengan 11 perpustakaan di negara-negara ASEAN, termasuk penambahan jurnal asing
melalui langganan beberapa jurnal asing seperti ProQuest, Jstor.
Berikut ini adalah jaringan perpustakaan yang
terhubung dengan server UGM :
Gambar 1.2 . Jaringan Perpustakaan antar
universitas
Gambar 1.3. Jaringan Internet Universitas
Gadjah Mada
Gambaran umum arsitektur jaringan UGM : Terdapat
beberapa server yang saling terhubung. Yang pertama adalah server PPTIK, kedua
server local UGM. Kedua server ini dapat digunakan oleh user untuk terhubung ke
internet melalui local network. Untuk akses ke portal perpustakaan, mahasiswa
harus mendaftar dengan menggunakan username dan password yang berbeda dari
portal akademik UGM.
Terdapat aplikasi yang khusus dibuat untuk
kegiatan tertentu, misal: perangkat lunak sirkulasi pustaka. Data kepustakaan
pada saat ini dapat diakses dari jarak jauh lewat kabel atau udara (gelombang
radio) dengan memanfaatkan teknologi komunikasi. Dengan berbekal komputer dan
modem serta sambungan telepon, seseorang dapat menelusuri kepustakaan besar di
dunia dari jarak jauh (dengan fasilitas internet). Akses dengan teknologi
komunikasi semakin cepat dan berkapasitas semakin besar yang memungkinkan
pengiriman gambar secara multi media dan interaktif.
Pemanfaatan
Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Dari sisi penyedia layanan, pemanfaatan kemajuan teknologi informasi untuk
mendukung kegiatan pelayanan perpustakaan meliputi:
1. Pengadaan bahan pustaka: pembelian,
pelangganan, pencarian / pengumpulan
ð Pencarian informasi pustaka yang dijual oleh
penerbit di dunia dapat dilakukan lewat akses internet; demikian juga,
pemesanan maupun pembelian/pembayarannya dapat dilakukan lewat internet.
2. Penyiapan pustaka: antara lain, pemberian
label dan katalogisasi
ð Penyiapan pustaka dapat lebih lancar dan
terintegrasi dengan memanfaatkan perangkat lunak umum (olah kata dan olah
angka) maupun dengan perangkat lunak yang khusus dibuat untuk mendukung
pengolahan pustaka.
3. Pemberian layanan
ð Pemberial layanan sirkulasi dan pencarian pustaka
dapat didukung oleh suatu sistem informasi yang khusus dibuat untuk itu.
4. Pemeliharaan pustaka
ð Penyimpanan pustaka dari bentuk buku ke dalam
media berupa CD dapat dilakukan dengan teknologi komputer.
Dalam era informasi, perpustakaan UGM saat ini
telah mempunyai ruang-ruang komputer yang dilengkapi dengan jaringan komunikasi
data (LAN dan akses internet) serta CD-ROM berisi informasi pustaka.
Dari sisi pengguna layanan, kemajuan teknologi
informasi perlu dimanfaatkan untuk mendukung beberapa kegiatan sebagai berikut:
1)
Pencarian pustaka lewat katalog dapat dilakukan
dengan bantuan suatu sistem informasi perpustakaan
2)
Pembacaan/pemanfaatan pustaka (di ruang
perpustakaan) tidak hanya dilakukan terhadap media cetak tetapi juga terhadap
media elektronis (CD-ROM), disket, hardisk) dengan bantuan sistem komputer dan
teknologi komunikasi data. Dengan memanfaatkan akses jarak jauh (LAN, WAN,
Internet), pengguna layanan perpustakaan tidak harus berada dibangunan
perpustakaan, tapi dapat berada dimanapun untuk membaca/memanfaatkan layanan
perpustakaan (situasi ini biasa disebut sebagai virtual library- lihat
Smith dkk, 1995).
3)
Peminjaman pustaka di era informasi tidak lagi
dibatasi oleh koleksi perpustakaan setempat, tapi mendunia (karena pustaka
berupa berkas elektronis). Situasi seperti ini disebut sebagai library
without walls.
Untuk menyalin
isi pustaka elektronis (CD-ROM, berkas internet) dapat dilakukan dengan mengkopinya
ke dalam storage media, seperti USB, Harddisk eksternal, maupun ke dalam memory
card.
Pergeseran Fungsi
Perpustakaan Seiring dengan Perkembangan Teknologi
Universitas Gadjah Mada sebagai pemimpin dalam
pendidikan di Indonesia, perlu adanya perpustakaan yang mampu menjembatani
pengembangan kualitas sumber daya manusia dengan visi dan misi organisasi. Jika
sebelum teknologi diterapkan ke dalam dunia pendidikan, maka wajarlah jika
sekarang Universitas Gadjah Mada melakukan perencanaan strategis untuk membuat
tujuan, sasara, dan kegiatan-kegiatan yang akan dicapai dalam upaya penerapan
knowledge management. Tujuan utama dari hal tersebut adalah untuk mengelola,
menerapkan, dan memelihara sumber-sumber informasi, serta mendukung basis
pengetahuan Universitas Gadjah Mada dengan sistem dan teknologi yang tepat.
Seperti yang telah diungkapkan di atas bahwa jenis
kegiatan pelayanan dalam perpustakaan Universitas Gadjah Mada mencakup dua sisi
penyedia layanan dan pemakai layanan, maka penerapan teknologi informasi dalam
cakupan knowledge management perpustakaan telah mengubah beberapa paradigma
akan fungsi perpustakaan secara keseluruhan. Perpustakaan tidak lagi menjadi
tempat untuk mendapatkan buku pengetahuan, namun juga menjadi tempat munculnya
ide-ide baru dan pengembangan pemikiran baru berdasarkan kemudahan akses
informasi baik cetak maupun non cetak. Kondisi semacam ini tentunya sangan
mendukung pada iklim knowledge sharing berbagai pihak yang terlibat dalam
institusi pendidikan.
Perubahan fungsi
perpustakaan sebagai akibat dari perkembangan teknologi sangat bergantung pula
pada partisipasi dan kerjasma berbagai komponen di dalamnya, meliputi dari
staff karyawan, pustakawan, mahasiswa, dosen, rektor,dan pihak lainnya untuk
mewujudkan suatu perpustakaan yang berbasis teknologi dan dapat menyediakan
informasi kapanpun.
Knowledge Management dalam
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Untuk menunjang perkembangan ilmu pengetahuan dan
inforamasi perpustakaan juga senantiasa berbenah diri untuk menjaga kelancaran
layanan. Era saat ini perpustakaan mulai disentuh oleh kecanggihan Teknologi
Informasi yang menampilkan keramahan dalam penggunaan sehingga para pengguna
perpustakaan dimanjakan dengan pelayanan yang cepat dan akurat sejak mulai
pendaftaran anggota, peminjaman, dan pengembalian. Para pengguna sudah tidak
perlu lagi mengantri untuk menunggu giliran untuk dilayani oleh para pustakawan
namun dengan kecanggihan teknologi RFID pengguna hanya cukup melapor pada
komputer, klik-klik selesai. Sebagai mana pengguna para pustakawan juga menjadi
lebih santai dengan tidak direpotkan dengan tumpukan kertas yang harus direkap
karena semua sudah dilakukan secara otomatis oleh komputer. Komputer yang mengambil alih tugas dengan
kecepatan dan keakuratan tinggi membuat database dan menyediakan informasi yang
diperlukan oleh user. Dalam hal ini komputer memberikan pelayanan. Bahan
pustaka yang tertulis,tercetak dan terekam terbentuk menjadi pusat sumber
informasi yang sistematis dan otomatis untuk didayagunakan bagi keperluan
pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi kemajuan bangsa dan peningkatan
kualitas masyarakat.
Dalam knowledge management terdapat beberapa
tahapan agar suatu knowledge yang tersimpan dalam organisasi (Universitas
Gadjah Mada) dapat dikelola dengan baik. Adapun tahapan dalam knowledge
management tersebut meliputi :
1. berbagi pengetahuan yang belum digali
(tacit)
2. menciptakan konsep
3. membenarkan konsep
4. membangun prototype
5. melakukan penyebaran pengetahuan
Di bawah ini gambaran proses suatu knowledge management terhubung untuk
mendapatkan suatu informasi.
Gambar 1.4. Proses
Knowledge Management
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan
Universitas Gadjah Mada dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
- Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
- Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.
Teknologi knowledge management yang diterapkan
dalam perpustakaan online Universitas Gadjah Mada menyediakan beberapa
kemudahan akses baik untuk terhubung dengan perpustakaan universitas lain di
dalam negeri maupun terhubung dengan universitas luar negeri, selain itu juga
fasilitas perpustakaan online ini dilengkapi dengan beberapa jurnal asing.
Berikut ini adalah beberapa interface mengenai
sistem informasi perpustakaan Universitas Gadjah Mada :
Gambar 1.5. Form entri data buku
Form di atas digunakan memasukkan (entri) data
buku yang baru, dilakukan oleh petugas perpustakaan. Sebagaimana diungkapkan di
atas bahwa pemanfaatan teknologi seperti knowledge management perpustakaan ini
digunakan untuk memudahkan proses pencatatan buku baru oleh petugas. Efisiensi
waktu dan tenaga menjadi kunci dari pemanfaatan knowledge management.
Pentingnya form ini adalah mengelola referensi buku yang tersedia di dalam
perpustakaan Universitas Gadjah Mada.
Gambar 1.6. Form halaman depan dari perpustakaan
online Universitas Gadjah Mada
Form ini berbasis web karena diperuntukkan untuk
user umum, tidak ditujukan untuk pengelolaan oleh satu pihak. Fungsi dari
perpustakaan digital yang berbasis web ini adalah menyediakan akses
seluas-luasnya bagi mahasiswa sebagai ”people”
utama dalam sistem informasi perpustakaan ini. UGM sebagai institusi pendidikan
yang selalu menyiapkan sumber daya manusia yang memperhatikan budaya
pembelajaran layak untuk mengembangkan perpustakaan digital agar setara dengan
universitas lainnya di Asia.
Gambar 1.7 . Form
untuk pencarian buku
Form (gambar 1.7) digunakan untuk melakukan
pencarian buku dengan lebih detail, bisa memasukkan judul,pengarang,
subyek,penerbit atau salah satu dari sekian banyak pilihan berdasarkan judul
hingga penerbit. Pada field yang atas terlihat lokasi perpustakaan, ini
menunjukkan bahwa jaringan perpustakaan yang menghubungkan 64 perpustakaan UGM
telah memiliki kapasitas pengelolaan database yang sangat bagus.
Beberapa form di atas
adalah merupakan pengembangan sistem informasi perpustakaan untuk memenuhi
kebutuhan sharing knowledge. Tujuan
knowledge management adalah untuk menciptakan suatu pengetahuan yang dapat
diterima oleh berbagai pihak dan dapat digunakan dalam konteks pembelajaran. Knowledge management yang terintegrasi
dengan sistem informasi perpustakaan sangat memungkinkan diciptakannya suatu
standar model pembelajaran yang berbasis teknologi. Dalam Universitas Gadjah
Mada, sumber daya manusia sebagai komponen paling penting dalam knowledge
management diikuti dengan proses pembelajaran yang terus meningkat dalam
lingkungan UGM serta didukung dengan dukungan teknologi yang terkini,
menjadikan budaya pembelajaran sangat mudah diterapkan dalam lingkup UGM.
Perpustakaan dapat dijadikan sebagai tempat awal bagi “people” yang potensial
untuk memperoleh pengetahuan yang kemudian dapat melakukan “sharing knowledge”.
Upaya-upaya pengkajian pengetahuan tersebut akan semakin baik jika dilakukan
dengan dukungan teknologi, seperti yang telah dikemukakan di atas bahwa
pemanfaatan teknologi internet sangat membantu dalam sharing knowledge untuk
menyebarkan informasi dan pengetahuan yang semi terstruktur. Dalam website
perpustakaan digital UGM, dapat dilihat bahwa pilihan sumber referensi
bacaan,baik buku, jurnal, maupun database sangat luas dan dapat diakses dengan
mudah. Dapat dikatakan bahwa knowledge management adalah kunci bagi Universitas
Gadjah Mada sukses dalam pengembangan universitas bertaraf internasional.
KESIMPULAN
Berdasarkan kajian di atas, dapat ditarik kesimpulan pada penerapan sistem
informasi perpustakaan Universitas Gadjah Mada :
- Perpustakaan dapat dimaksimalkan peranannya dalam pengembangan mutu sumber daya organisasi pendidikan seperti universitas. Begitu pula dalam lingkungan Universitas Gadjah Mada sebagai universitas berkompeten lebih memperhatikan perpustakaan lebih dari sekedar tambang pengetahuan namun juga sebagai tempat pengembangan ideologi pengetahuan yang berkelanjutan.
- Knowledge management tidak dapat diterapkan secara terpisah dengan aktivitas operasional dan teknologi informasi, karena ketiganya saling berkaitan dan mendukung dalam upaya penciptaan institusi yang berwawasan pengetahuan.
- Knowledge management yang terintegrasi dengan sistem informasi pendidikan akan meningkatkan Universitas Gadjah Mada mengembangkan mahasiswa untuk mengelola berbagai pengetahuan yang diperoleh dan selanjutnya dapat digunakan dalam lingkungan pendidikan secara keseluruhan.
- Penerapan teknologi berbasis web menjadi faktor penting dalam penerapan knowledge management dan sistem informasi perpustakaan yang menghasilkan jaringan perpustakaan (perpustakaan digital).
- Universitas Gadjah Mada telah berhasil menjadikan sumber daya manusia sebagai penentu berkembangnya budaya belajar sehingga penggunaan knowledge dapat dilakukan dengan cepat seiring dengan kebutuhan informasi dan pengetahuan.
DAFTAR PUSTAKA
Choo, Chun Wei, (1988). “ the Knowing Organization. How
Organizations Use Information to Constract Meaning, Create Knowledge, and Make
Decisions”. Oxford Univeristy Press, New York.
pp.14.
Davenport, Thomas H & Prusak, L (1998) .Working
Knowledge : How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard
Business School
Press.
Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon (2002). Management Information System: Managing
the Digital Firm, 7th. New
Jersey : Prentice-Hall.
Malhotra, Yogesh (1998) . Knowledge
Management , Knowledge Organizations & Knowledge Workers : A View from the
Front Lines.
Probst, Gilbert., Raub, Steffen, & Romhardt, Kai (2001) . Managing
Knowledge Building Blocks for Success. New York : John Wiley & Sons.
Tiwana, Amrit (1999) . The
Knowledge Management Toolkit. New
Jersey: Prentice Hall PTR.
[http1] : http://abdulhak.multiply.com/journal/item/7,
2009
[http2] : http://blog.360.yahoo.com/blog-MxGdGn0wa7SJ44Cm2P_rFM4-?cq=1&p=6,
2009
[http3] : http://www.gamatechno.com/index.php?pModule=insights&pSub=insights&pAct=detail&id=16,
2009
[http4] : http://i-lib.ugm.ac.id/index.php?do=news&id=14,
2009
[http7] : http://media.diknas.go.id/media/document/5705.pdf,
2009
[http8]: http://members.tripod.com/~Kober/10.html,
2009
[http9] : http://www.ugm.ac.id/index.php?page=headline&artikel=26,
2009
No comments:
Post a Comment