TEORI ORGANISASI UMUM 2

TEORI ORGANISASI UMUM 2#

Nama    : Darvin Christian

Kelas     : 2KA33

NPM      : 12113048

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Pengambilan keputusan dalam organisasi. Proses dan teknik pembuatan keputusan yang benar akan mengarahkan organisasi pada jalur yang tepat dalam mencapai tujuannya. Oleh karenanya pembuatan keputusan juga harus memperhatikan dimensi hubungan manusiawi. Pembuatan keputusan berhubungan dengan masalah. Suatu masalah muncul karena keadaan sebenarnya berbeda dengan yang diharapkan. Dalam banyak hal, masalah mungkin adalah peluang yang tersembunyi. Proses penemuan masalah sering kali informal dan intuitif.

1.2 Maksud dan Tujuan

Tujuan penulisan ini adalah agar setiap pemimpin dalam organisasi bahkan setiap orang dapat mengetahui bagaimana cara mengambil keputusan yang baik dan tidak berselisih paham dengan pihak lain atau tidak merugikan pihak lain.

1.3 Ruang Lingkup

Dalam tulisan ini akan membahas tentang apa itu pengambilan keputusan dalam organisasi, jenis-jenis keputusan organisasi, dan faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan. Disini juga akan di jelaskan sedikit tentang teori pengambilan keputusan, serta keuntungan dan kerugian pengambilan keputusan dalam kelompok.

BAB 2

ISI

2.1. Definisi Pengambilan Keputusan

    Pengambilan keputusan dalam organisasi merupakan proses pemilihan antara berbagai alternative (Shull, Delbecq, & Cummings, 1970). Pengambilan keputusan merupakan hasil proses komunikasi dan partisipasi yang terus-menerus dari organisasi secara keseluruhan (melibatkan sebanyak-banyaknya pihak yang terkait). Pada dasarnya bentuk pemilihan dari berbagai alternatif yang dipilih dimana prosesnya melalui mekanisme tertentu (dengan harapan mendapatkan hasil yang terbaik bagi organisasi). Menurut Ralp C. Davis, Mary Follet, dan James A.F. Stoner, pengambilan keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang didasari atas logika dan pertimbangan, penetapan alternatif terbaik, dan harus mendekati tujuan yang telah ditetapkan.

2.2. Jenis-jenis pengambilan keputusan

Ø  Berdasarkan program dan regularitas :

1.     Pengambilan keputusan terprogram atau terstruktur

Yaitu pengambilan keputusan yang sifatnya rutinitas, berulang-ulang, dan cara menanganinya telah ditentukan.

Pengambilan keputusan terprogram ini digunakan untuk menyelesaikan masalah terstruktur melalui :

a.    Prosedur : yaitu srangkaian langkah yang berhubungan dan berurutan yang harus diikuti oleh pengambil keputusan

b.    Aturan : yaitu ketentuan yang mengatur apa yang harus dan apa yang tidak boleh dilakukan oleh pengambil keputusan

c.    Kebijakan : yaitu pedoman yang menentukan parameter untuk membuat keputusan

2.    Pengambilan keputusan tidak terprogram (tidak terstruktur)

Adalah pengambilan keputusan yang tidak rutin dan sifatnya unik sehingga memerlukan pemecahan khusus.

Ø  Berdasarkan tingkat kepentingannya

Pada umumnya suatu organisasi memiliki hierarki manajemen. Secara klasik hierarki ini terdapat tiga tingkatan, yaitu :

1.     Manajemen puncak yang berkaitan dengan masalah perencanaan yang bersifat strategis (strategic planning). Pada manajemen puncak keputusan yang diambil adalah keputusan strategis.

2.    Manajemen menengah, yaitu menangani permasalahan kontrol/pengawasan yang sifat pekerjaannya lebih banyak pada masalah administrasi. Pada manajemen menengah ini keputusan yang diambil adalah keputusan administrasi/taktis. Keputusan ini adalah keputusan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya.

3.    Manajemen operasional, yaitu berkaitan dengan kegiatan operasional (kegiatan operasi harian). Keputusan yang diambil pada manajemen operasional disebut keputusan operasional.

Ø  Berdasarkan tipe persoalan :

1.     Keputusan internal jangka pendek, yaitu keputusan yang berkaitan dengan kegiatan rutin/operasional, seperti pembelian bahan baku, penentuan jadwal produksi.

2.    Keputusan internal jangka panjang, yaitu keputusan yang berkaitan dengan permasalahan organisasional, seperti perombakan struktur organisasi, perubahan departemen.

3.    Keputusan eksternal jangka pendek, yaitu keputusan yang berkaitan dengan semua persoalan yang berdampak dengan lingkungan dalam rentang waktu yang relatif pendek, seperti mencari subkontrak untuk suatu permintaan khusus.

4.    Keputusan eksternal jangka panjang, yaitu keputusan yang berkaitan dengan semua persoalan dengan linkungan dengan waktu yang relatif panjang, seperti merger dengan perusahaan lain dan ini bersifat strategis.

Ø  Berdasarkan lingkungannya :

1.     Pengambilan keputusan dalam kondisi pasti, yaitu pengambilan keputusan dimana berlangsung:

a.    Alternatif yang harus dipilih hanya memiliki satu konsekuensi/jawaban/hasil. Ini berarti hasil dari setiap alternatif tindakan tersebut dapat ditentukan dengan pasti.

b.    Keputusan yang diambil didukung oleh informasi/data yang lengkap, sehingga dapat diramalkan secara akurat hasil dari setiap tindakan yang dilakukan.

c.    Dalam kondisi ini, pengambil keputusan secara pasti mengetahui apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang.

d.    Biasanya selalu dihubungkan dengan keputusan yang menyangkut masalah rutin, karena kejadian tertentu dimasa yang akan datang dijamin terjadi.

e.    Pengambilan keputusan seperti ini dapat ditemui dalam kasus/model yang bersifat deterministik.

f.    Teknik penyelesainannya/pemecahannya biasanya menggunakan antara lain : teknik program linier, model transportasi, model penugasan,  model inventori, model antrian, model network.

2.    Pengambilan keputusan dalam kondisi resiko, adalah pengambilan keputusan dimana berlangsung hal-hal :

a.    Alternatif yang dipilih mengandung lebih dari satu kemungkinan hasil.

b.    Pengambilan keputusan memiliki lebih dari satu alternatif tindakan.

c.    Diasumsikan bahwa pengambilan keputusan mengetahui peluang yang akan terjadi terhadap berbagai tindakan dan hasil.

d.    Resiko terjadi karena hasil pengumpulan keputusan tidak dapat diketahui dengan pasti, walaupun diketahui nilai probabilitasnya.

e.    Pada kondisi ini ada informasi/data yang akan mendukung dalam membuat keputusan, berupa besar atau nilai peluang terjadinya bermacam-macam keadaan.

f.    Teknik pemecahannya menggunakan konsep probabilitas, seperti model keputusan probabilistik, model inventori probabilistik, model antrian probabilisti.

3.    Pengambilan keputusan dalam kondisi tidak pasti, yaitu pengambilan keputusan dimana :

a.    Tidak diketahui sama sekali hal jumlah kondisi yang mungkin timbul serta kemungkinan-kemungkinan munculnya kondisi-kondisi tersebut.

b.    Pengambilan keputusan tidak dapat menentukan probabilitas terjadinya berbagai kondisi atau hasil yang keluar.

c.    Pengambilan keputusan tidak mempunyai pengetahuan atau informasi lengkap mengenai peluang terjadinya bermacam-macam keadaan tersebut.

d.    Hal yang diputuskan biasanya relatif belum pernah terjadi.

e.    Tingkat ketidakpastian keputusan semacam ini dapat dikurangi dengan cara :

-          Mencari informasi lebih banyak

-          Melalui riset atau penelitian

-          Penggunaan probabilitas subjektif

f.    Teknik pemecahannya adalah menggunaka beberapa metode /kriteria, yaitu metode maximin, metode maximax, metode Laplace, metode minimax regret, metode relaisme dan dibantu dengan tabel hasil (pay off tabel).

4.    Pengambilan keputusan dalam kondisi konflik adalah pengambilan keputusan dimana :

a.    Kepentingan dua atau lebih pengambil keputusan saling bertentangan dalam situasi persaingan.

b.    Pengambil keputusan saling bersaing dengan pengambil keputusan lainnya yang rasional, tanggap dan bertujuan untuk memenangkan persaingan tersebut.

c.    Pengambil keputusan bertindak sebagai pemain dalam suatu permainan.

d.    Teknik pemecahannya adalah menggunakan teori permainan.

2.3. Proses Pengambilan Keputusan Dalam Organisasi

Cara lain untuk memahami tindak komunikasi dalam organisasi adalah dengan melihat bagaimana suatu organisasi menggunakan metode tertentu untuk mengambil keputusan terhadap masalah yang dihadapi. Dalam dataran teoritis, kita mengenal empat metode pengambilan keputusan, yaitu kewenangan tanpa diskusi (authority rule without discussion), pendapat ahli (expert opinion), kewenangan setelah diskusi (authority rule after discussion), dan kesepakatan (consensus).

a. Kewenangan Tanpa Diskusi

Metode pengambilan keputusan ini sering kali digunakan oleh para pemimpin otokratik
atau dalam kepemimpinan militer. Metode ini memiliki beberapa keuntungan, yaitu cepat, dalam arti ketika organisasi tidak mempunyai waktu yang cukup untuk memutuskan apa yang harus dilakukan. Selain itu, metode ini cukup sempurna dapat diterima kalau pengambilan keputusan yang dilaksanakan berkaitan dengan persoalan rutin yang tidak mempersyaratkan diskusi untuk mendapatkan persetujuan para anggotanya.

Namun demikian, jika metode pengambilan keputusan ini terlalu sering digunakan, ia akan menimbulkan persoalan, seperti munculnya ketidak percayaan para anggota organisasi terhadap keputusan yang ditentukan pimpinannya, karena mereka kurang bahkan tidak dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan akan memiliki kualitas yang lebih bermakna, apabila dibuat secara bersama-sama dengan melibatkan seluruh anggota kelompok,daripada keputusan yang diambil secara individual.

b. Pendapat Ahli

Seorang anggota organisasi oleh anggota lainnya diberi predikat sebagai ahli (expert), sehingga memungkinkannya memiliki kekuatan dan kekuasaan untuk membuat keputusan. Metode pengambilan keputusan ini akan bekerja dengan baik, apabila seorang anggota organisasi yang dianggap ahli dan memang benar-benar tidak diragukan lagi kemampuannya dalam hal tertentu oleh anggota lainnya.

Dalam banyak kasus, persoalan orang yang dianggap ahli tersebut bukanlah masalah yang sederhana, karenasangat sulit menentukan indikator yang dapat mengukur orang yang dianggap ahli (superior). Ada yang berpendapat bahwa orang yang ahli adalah orang yang memiliki kualitas terbaik; untuk membuat keputusan, namun sebaliknya tidak sedikit pula orang yang tidak setuju dengan ukuran tersebut. Karenanya, menentukan apakah seseorang dalam kelompok benar-benar ahli adalah persoalan yang rumit.

2.4. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan :

1.     Posisi atau kedudukan seseorang

a.    Letak posisi

b.    Tingkatan posisi

2.    Masalah

Masalah atau problem adalah apa yang menjadipenghalang untuk mencapai tujuan, yang merupakan penyimpangan dari apa yang diharapkan, direncanakan atau dikehendakidan harus diselesaikan. Masalah tidak selalu dapat dikenal dengan segera, ada yang memerlukan analisis, ada pula yang bahkan memrlukan riset tersendiri.

Masalah dibagi menjadi 2 jenis :

a.    Masalah terstruktur

b.    Masalah tidak terstruktur

Pembagian masalah yang lain :

a.    Masalah rutin

b.    Masalah insidentil

3.    Situasi

Keseluruhan faktor-faktor dalam keadaan yang berkaitan satu sama lain, dan yang secara bersama-sama memancarkan pengaruh terhadap kita beserta apa yang hendak kita perbuat.

Faktor-faktor tersebut dibedakan :

a.    Faktor-faktor yang konstan

b.    Faktor-faktor yang tidak konstan

4.    Kondisi

Keseluruhan dari faktor-faktor yang secara bersama-sama menentukan daya gerak, daya berbuat atau kemampuan kita. Sebagian besar faktor-faktor tersebut merupakan sumber daya(resourches).

5.    Tujuan

Tujuan yang hendak dicapai, baik tujuan perorangan, tujuan unit(kesatuan), tujuan organisasi maupun tujuan usaha, pada umumnya telah tertentu/telah ditentukan. Tujuan yang telah ditentukan dalam pengambilan keputusan merupakan tujuan antara atau objective.

Pendapat lain yang mengatakan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan adalah :

1.     Keadaan internal organisasi

a.    Dana yang tersedia

b.    Keadaan sumber daya manusia

c.    Kemampuan karyawan

d.    Kelengkapan dari peralatan organisasi

e.    Struktur organisasi

2.    Keadaan eksternal organisasi, meliputi :

a.    Keadaan ekonomi

b.    Keadaan sosial

c.    Keadaan politik

d.    Keadaan hukum

e.    Keadaan budaya, dsb

3.    Tersedianya informasi yang diperlukan

4.    Kepribadian dan kecakapan pengambil keputusan, meliputi penilaiannya, kebutuhannya, intelegensinya, keterampilannya, kapasitasnya, dan sebagainya.

2.5. Teori pengambilan keputusan

Terdapat 4 paradigma dalam teori pengambilan keputusan, yaitu model rasional, model organisasional, model politik dan power, dan model garbage can.

a.    Model rasional

Dalam model yang paling basic dalam pengambilan keputusan model rational, dimana dalam perspektif ini diasumsikan bahwa setiap individu memiliki kesamaan perilaku terhadap tujuan yang ingin dicapai. Dalam riset, perspektif ini digunakan oleh March dan Simon(1958) dan Allison(1971) dalam membuat rational action.

b.    Model organisasional

Model ini merupakan pengembangan dari model rasional dimana dalam pengambilan keputusan, kognitif dari faktor pengambilan keputusan adalah terbatas, dan aspek-aspek organisasi lah yang menutupi keterbatasan ‘kognitif dan membentuk’ kognitif actor pengambil keputusan. Aspek-aspek itu bisa standar operation procedure (Allison,1971), rutinitas dalam organisasi tidak seperti model rasional, dimana tahapan pengambilan keputusan adalah sequential, dalam proses perspektif ini proses pengambilan keputusan tidaklah sequential (Mintzaberg et al., 1976). Dan linieritas dari proses pengambilan keputusan adalah kontekstual (Nutt, 1984).

c.    Model politik dan kekuasaan

Akar dari perspektif politik dalam pengambilan keputusan adalah lmu politik. Perspektif ini melihat bahwa para pengambil keputusan memiliki tujuan yang berbeda-beda, mereka bekerja sama melalui proses koalisi dan preferensi dari actor yang memiliki pengaruh yang paling besar yang akan menang. Awalnya perspektif ini digunakan untuk menjelaskan proses pengambilan keputusan di lembaga legislative, dimana para faktor saling beradu argument dan interes, pembentukan koalisi dan pemenang (Eisenhardt & Zbaract, 1992).

d.    Model garbage can

Teori ini pertama kali dikemukakan oleh Cohen, Marc dan Olsen (1972), bahwa keputusan dalam suatu organisasi terjadi dengan tidak sengaja atau kebetulan. Teori ini merupakan reaksi dari model rasional dan model politik, yang menurut mereka memiliki banyak kelemahan terutama dalam memahami proses pengambilan keputusan dalam situasi yang kompleks, tidak stabil dan dalam dunia yang ambiguous.

2.6. Keuntungan dan kelemahan pengambilan keputusan dalam kelompok

1. Keuntungan

- Kelompok menghasilkan informasi dan pengetahuan yang lebih lengkap, dengan cara mengumpulkan data dan informasi melalui sejumlah individu sebagai bahan masukan dalam proses pengambilan keputusan.

- Peningkatan keanekaragaman pandangan, dalam rangka membuka peluang untuk lebih banyak pendekatan dan alternative yang perlu dipertimbangkan. Hal ini dibuktikan bahwa sebuah kelompok hampir selalu akan berkinerja baik daripada bekerja individu.

- Menghasilkan keputusan bermutu yang lebih tinggi.

- Peluang penerimaan pemecahan masalah berdasarkan keputusan kelompok jauh lebih efektif daripada pengambilan keputusan secara individu.

2. Kelemahan

- Proses pengambilan keputusan menyita waktu yang panjang.

- Ada peluang dan kecenderungan tekanan konformitas dalam kelompok.

- Hasrat dari anggota-anggota kelompok untuk diterima dan dianggap sebagai suatu asset bagi kelompok itu dapat mengakibatkan dihentikannya setiap ketidaksepakatan yang muncul.

- Keputusan kelompok dapat didominasi oleh satu atau beberapa orang. Jika koalisi dominan ini terdiri atas anggota dengan kemampuan rendah atau sedang, maka kefektifan seluruh kelompok akan menderita.

BAB 3

KESIMPULAN

Pengambilan keputusan dalam organisasi sangatlah penting supaya setiap masalah yang datang dapat segera diatasi dan tidak menghambat tujuan dari organisasi itu sendiri.

Refrensi :

1.     M. Steers Richard, Efektivitas Organisasi, Erlangga, Jakarta, 1985

2.    Imam Wahjono Sentot, Perilaku Organisasi, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2010

3.    Ir. Indrawani Sinoem, Dasar-dasar Pengambilan Keputusan, www.mdp.ac.id, 30 April 2013 :              15.10

4.    Ittelkom, Dasar Pengambilan Keputusan,http://www.ittelkom.ac.id/staf/mhd/MateriKuliah/SPPK/Handout/Bab%202%20Dasar%20Pengambilan%20Keputusan.pdf, 1 mei 2013 :09.45

5. https://thekicker96.wordpress.com/proses-pengambilan-keputusan-dalam-organisasi/